Opleveren & Overdragen 10 stappenproces

Het Opleveren & Overdragen 10 stappenproces: onze uitleg.

Ieder O&O proces is op maat gemaakt. Het start altijd met een inventarisatie en afstemming met het projectteam.

Op basis van de inventarisatie wordt een eerste schets van het maatwerk O&O proces gemaakt. Deze schets is een uitwerking van de stappen en een zo concreet mogelijke planning van het O&O traject. Bovenstaand 10 stappenproces wordt daarbij gehanteerd als uitgangspunt.

Om de genoemde schets verder uit te werken en concreet te maken, houden we korte interviews met de sleutelspelers van de betrokken partijen.

Naast het ophalen van specifieke informatie heeft dit interview ook een kennismakingsdoel en informeren we de stakeholder over en betrekken wij deze bij de voorbereiding op de Oplevering & Overdracht Start-Up (OOSU).

Het O&O Actieplan is een intentieverklaring voor de samenwerking. Het plan heeft geen juridische status maar is de grondlegger voor het gezamenlijk doorlopen van het (in)formele O&O proces.

Dit O&O Actieplan komt tot stand in overeenstemming met de driehoek OG, ON en Beheer. Na het opstellen zijn alle betrokkenen akkoord met de inhoud van het O&O Actieplan.

Tijdens de OOSU komen alle betrokken partijen samen. Het doel van deze OOSU is een gezamenlijk beeld krijgen van het project, de belangen en het O&O proces zoals gefaciliteerd door Multividuals.

Na afloop hebben alle betrokken partijen een duidelijk beeld van het project en hoe O&O georganiseerd zal worden. Vaak is Multividuals organisator en facilitator van deze OOSU waarbij de input uit de intakes een belangrijke rol speelt.

Zoals aangegeven bij stap 4 is het O&O Actieplan de onderlegger voor de samenwerking in het O&O proces. Door dit O&O Actieplan te tekenen, gaat iedere partij akkoord met de werkwijze.

Vanaf de OOSU komt het samengestelde Kernteam O&O in actie. Bij grotere projecten met meerdere Beheerders formeren wij een kernteam per Beheerder.

Bij stap 8 in het processchema zijn we al een tijdje samen onderweg in het O&O proces en is het belangrijk om de inzichten die we hebben verworven te delen en te evalueren. Dit doen we in de Oplevering & Overdracht Follow-Up (OOFU).

Het nut van deze OOFU is gezamenlijk stil staan bij het O&O proces en dit eventueel bij te stellen. Zo bereiden we ons voor op het belangrijke laatste deel van het O&O proces waarbij de nadruk ligt op het daadwerkelijk voor elkaar krijgen van O&O in 1 dag.

Bij langlopende projecten organiseren we meestal jaarlijks een OOFU.

Om tot dit moment te komen, is het belangrijk dat er géén verrassingen opduiken en dat alle ‘open eindjes’ netjes afgehecht zijn. In het O&O overleg wordt hier duidelijk op gestuurd zodat alle betrokken stakeholders op de hoogte zijn wat er van hen verwacht wordt, de achterban geïnformeerd en betrokken is en O&O in 1 dag zonder restpunten niets meer dan een formaliteit is.

Na het vieren van een succesvolle O&O in 1 dag is het tijd om te evalueren. Het doel van de evaluatie is leren van het traject om hier vervolgens toekomstige trajecten beter van te maken.