Opleveren & Overdragen 10 stappenproces

Het Opleveren & Overdragen 10 stappenproces: onze uitleg.

1. Inventarisatie en voorbereiding

Ieder O&O proces is op maat gemaakt. Het start altijd met een inventarisatie en afstemming met het projectteam. Vragen die in deze fase aan bod komen zijn:

  • Project kenmerken en areaal specifieke zaken?
  • Planning?
  • Welke partijen zijn betrokken (ON, OG, Beheer)?
  • Welke disciplines zijn er bij de Beheerders betrokken (DBI)?
  • Welke KES zijn er ten aanzien van informatielevering?
  • Welke systemen zijn van belang?
  • Welke bijzonderheden zijn er?

2. Schets O&O proces

Op basis van de inventarisatie wordt een eerste schets van het maatwerk O&O proces gemaakt. Deze schets is een uitwerking van de stappen en een zo concreet mogelijke planning van het O&O traject. Bovenstaand 10 stappenproces wordt daarbij gehanteerd als uitgangspunt.

3. Intakes

Om de genoemde schets verder uit te werken en concreet te maken, houden we korte interviews met de sleutelspelers van de betrokken partijen.

In deze gesprekken wordt onder meer besproken:

  • Specifieke scope en raakvlakken
  • Belangen/gevoeligheden van de stakeholder
  • Betrokken personen vanuit de stakeholders organisatie
  • Helder beeld van de klanteisen
  • Aandachtspunten O&O.

Naast het ophalen van specifieke informatie heeft dit interview ook een kennismakingsdoel en informeren we de stakeholder over en betrekken wij deze bij de voorbereiding op de Oplevering & Overdracht Start-Up (OOSU).

4. Invulling en afstemming O&O Actieplan

Het O&O Actieplan is een intentieverklaring voor de samenwerking. Het plan heeft geen juridische status maar is de grondlegger voor het gezamenlijk doorlopen van het (in)formele O&O proces. In dit specifieke plan worden in ieder geval de volgende onderwerpen geborgd:

  • O&O proces
  • Procesafspraken
  • Scope per partij
  • Systemen
  • O&O Kernteamleden per partij.

Dit O&O Actieplan komt tot stand in overeenstemming met de driehoek OG, ON en Beheer. Na het opstellen zijn alle betrokkenen akkoord met de inhoud van het O&O Actieplan. Om dit te bekrachtigen, wordt het O&O Actieplan tijdens de OOSU ondertekend door de betreffende partijen. Uit ervaring blijkt dat het daadwerkelijk laten ondertekenen van het O&O Actieplan door betrokken directeuren of ambtelijke OG’s een stimulans is om het afgesproken pad ook écht samen te doorlopen.

5. OOSU: Oplevering & Overdracht Start-Up

Tijdens de OOSU komen alle betrokken partijen samen. Het doel van deze OOSU is een gezamenlijk beeld krijgen van het project, de belangen en het O&O proces zoals gefaciliteerd door Multividuals. Hierbij komen onder meer de volgende onderwerpen aan bod:

  • Scope
  • Planning
  • Verkenning van de diverse belangen
  • Organisatie van O&O
  • De inzet van de O&O beheertool
  • Het tekenen van het O&O Actieplan.

Na afloop hebben alle betrokken partijen een duidelijk beeld van het project en hoe O&O georganiseerd zal worden. Vaak is Multividuals organisator en facilitator van deze OOSU waarbij de input uit de intakes een belangrijke rol speelt.

6. Ondertekening O&O Actieplan

Zoals aangegeven bij stap 4 is het O&O Actieplan de onderlegger voor de samenwerking in het O&O proces. Door dit O&O Actieplan te tekenen, gaat iedere partij akkoord met de werkwijze. De kracht van de handtekening zit hem niet zozeer in het tekenen zelf maar met name in de bewustwording en het expliciet beleggen van de taken en verantwoordelijkheden.

Daarnaast is het tekenen een mooie ‘officiële’ stap in het O&O proces. Samen met het moment van O&O in 1 dag zijn dit twee belangrijke mijlpalen.

7. Kernteamoverleggen

Vanaf de OOSU komt het samengestelde Kernteam O&O in actie. Bij grotere projecten met meerdere Beheerders formeren wij een kernteam per Beheerder.

ON en OG zijn in alle kernteamoverleggen aanwezig en vertegenwoordigers van de Beheerder schuiven steeds voor hun eigen O&O kernteamoverleg aan. Zo benutten wij de kostbare tijd van de betrokkenen op een efficiënte manier. Kernteamoverleggen zijn maandelijks of om de twee maanden, o.a. afhankelijk van de complexiteit, fase en/of de doorlooptijd van een project.

8. OOFU: Oplevering & Overdracht Follow-Up

Bij stap 8 in het processchema zijn we al een tijdje samen onderweg in het O&O proces en is het belangrijk om de inzichten die we hebben verworven te delen en te evalueren. Dit doen we in de Oplevering & Overdracht Follow-Up (OOFU). Tijdens deze OOFU staan onder meer de volgende punten op de agenda:

  • Gezamenlijke terugblik
  • Delen van learnings
  • Bespreken van raakvlakken tussen de stakeholders
  • Bespreken van issues
  • Zicht op potentiële restpunten
  • Afstemmen van (aanvullende) O&O behoefte
  • Doorkijk komende periode (wat te verwachten?).

Het nut van deze OOFU is gezamenlijk stil staan bij het O&O proces en dit eventueel bij te stellen. Zo bereiden we ons voor op het belangrijke laatste deel van het O&O proces waarbij de nadruk ligt op het daadwerkelijk voor elkaar krijgen van O&O in 1 dag.

Bij langlopende projecten organiseren we meestal jaarlijks een OOFU.

9. Oplevering & Overdracht in 1 dag zonder restpunten

O&O in 1 dag zonder restpunten. Onderwerpen die aan bod komen:

  • Oplevering van ON naar OG (middels een verzoek tot aanvaarding van de ON en décharge door OG)
  • Overdracht van OG naar Beheerders of relevante stakeholders via formele overdrachtsbrieven
  • Leveringen van bijbehorende (digitale) O&O dossiers
  • Eventueel doorzetten naar reguliere onderhoudspartijen (zoals prestatiecontracten)
  • Vaststellen acceptabele restpunten.

Om tot dit moment te komen, is het belangrijk dat er géén verrassingen opduiken en dat alle ‘open eindjes’ netjes afgehecht zijn. In het O&O overleg wordt hier duidelijk op gestuurd zodat alle betrokken stakeholders op de hoogte zijn wat er van hen verwacht wordt, de achterban geïnformeerd en betrokken is en O&O in 1 dag zonder restpunten niets meer dan een formaliteit is.

Ondanks dat het streven is ‘O&O zonder restpunten’ kunnen er acceptabele restpunten zijn die worden overeengekomen. Bijvoorbeeld het gras op een talud is nog niet volgroeid omdat het november is. Of dat een levering van vervangings-armaturen door fabricageproblemen pas over drie maanden kan plaatsvinden. ON en OG kunnen deze acceptabele restpunten overeenkomen en koppelen dan een deadline aan de oplossing.

Een overzicht van eventuele acceptabele restpunten is onderdeel van het te tekenen Opleverings- en Overdrachtsdossier en worden vermeld in de formele brieven. Ze staan O&O in één dag niet in de weg.

10. Evaluatie

Na het vieren van een succesvolle O&O in 1 dag is het tijd om te evalueren. Het doel van de evaluatie is leren van het traject om hier vervolgens toekomstige trajecten beter van te maken. Onderwerpen die aan bod komen in deze gezamenlijke evaluatie:

  • Wat ging goed (was effectief?
  • Wat ging minder goed?
  • Welke concrete leerpunten zijn er te benoemen?
  • Wat zijn ervaringen op het gebied van onderlinge samenwerking?

Deze ervaringen worden concreet vastgelegd en kunnen vervolgens binnen de organisatie gedeeld worden.